DECLARATION DE CONFIDENTIALITE

 Dernière mise à jour le 4 avril 2019

1. Général

La SPRL KADINE, dont le siège social est situé à Rue d'Arenberg 21, 2000 Anvers, Belgique, enregistrée à la Banque Carrefour des Entreprises belges sous le numéro BE 0437.697.256, et ses sociétés affiliées (ci-après "ESSENTIEL Antwerp"), est responsable du traitement de vos données personnelles. ESSENTIEL Antwerp attache une grande importance à votre vie privée et protège vos données personnelles en appliquant le Règlement général sur la protection des données (Règlement européen 2016/679 sur la protection des données personnelles, ci-après : "RGPD"), ainsi que la législation relative aux communications électroniques et les autres dispositions légales applicables. Par ailleurs, ESSENTIEL Antwerp a également désigné un interlocuteur RGPD, qui contrôle également le traitement correct de vos données personnelles. Cette Déclaration de Confidentialité contient des informations essentielles sur la manière dont ESSENTIEL Antwerp collecte et utilise vos données personnelles et à quelles fins. Ces informations sont destinées à vous informer du traitement de vos données personnelles et des droits dont vous disposez, en tant que personne concernée, lorsque vous utilisez nos services, tant sur le site Web que dans les magasins physiques, ou lorsque vous communiquez vos données à ESSENTIEL Antwerp.

2. Traitement de vos données à caractère personnel

La présente Déclaration de Confidentialité concerne les personnes physiques, en particulier les données qui permettent directement ou indirectement d'identifier une personne. Par la suite, nous vous informons quelles données personnelles spécifiques nous traitons, à quelles fins et sur la base de quelle base juridique.

2.1. Dans nos magasins

Lorsque vous achetez un produit dans l'un de nos magasins physiques, vous pouvez créer un compte personnel. Pour cela, nous collectons vos nom, prénom, adresse e-mail, genre, langue et ville. En option, en tant que client, vous pouvez fournir votre date de naissance, votre numéro de téléphone et votre adresse. Nous utilisons ces informations de compte pour vous enregistrer en tant que client dans notre système client. Avec un compte personnel, nous trouvons vos informations et vos achats plus rapidement afin de pouvoir répondre à vos questions, réclamations ou retours. La création d'un compte personnel est basée sur votre consentement. Vous pouvez toujours demander à nos magasins de modifier les détails de votre compte ou d'exercer vos autres droits conformément au point 5 de la présente Déclaration de Confidentialité.

2.2. Compte en ligne

Lors de la création d'un compte personnel sur le site Web, vous fournissez les informations suivantes : nom, prénom, titre, adresse e-mail. Il est également possible de vous enregistrer et de vous connecter à votre compte via Facebook ou Google Connect. Dans ce cas, nous recevrons de ce service vos coordonnées, à savoir votre profil public avec nom et adresse e-mail, via les procédures d'autorisation utilisées par le service. Pour l'utilisation ultérieure de votre compte en ligne, vos données d'accès (adresse e-mail et mot de passe) seront enregistrées. Les autres données personnelles sont enregistrées dans notre système client et stockées dans votre compte en ligne afin que vous n'ayez pas à les saisir à nouveau et que nous puissions vous identifier en tant que client. La création d'un compte est basée sur votre consentement, ainsi que sur la connexion de votre compte à votre profil Google ou Facebook. Sur la base de votre consentement, nous pouvons également enregistrer d'autres préférences (anonymes) au moyen d'enquêtes. Vous pouvez modifier ou annuler votre compte en ligne à tout moment. Vous pouvez lire la procédure à suivre à cet effet au point 5 de la présente Déclaration de Confidentialité.

2.3. Boutique en ligne : commandes et livraisons

Lorsque vous passez une commande sur notre boutique en ligne, vos nom, prénom, numéro de téléphone, adresse de facturation et/ou de livraison et détails de paiement sont traités. Nous utilisons ces informations de compte pour finaliser le paiement, livrer votre commande et vous tenir informé de l'état de votre commande. Le traitement des données de votre compte dans le cadre d'un traitement de commande sur le site Web est nécessaire à l'exécution du contrat d'achat.

2.4. Questions et réclamations

Lorsque vous remplissez le formulaire de contact sur le site Web, vous saisissez les données personnelles suivantes : nom, prénom, adresse e-mail et votre question ou message. Si vous nous contactez directement (par e-mail, téléphone ou courrier), notre service clientèle traitera vos coordonnées et le contenu de la correspondance. Nous utilisons ces informations uniquement pour répondre de la manière la plus appropriée possible à votre question ou réclamation. Les appels téléphoniques à notre service clientèle ne sont ni enregistrés ni stockés. De plus, nous pouvons utiliser votre adresse électronique pour envoyer des sondages afin d'améliorer notre service. La communication de ces informations est basée sur votre consentement. L'utilisation ultérieure de vos données personnelles à cette fin est basée sur l'intérêt légitime d'ESSENTIEL Antwerp.

2.5. Communication marketing

Lorsque vous vous abonnez à notre newsletter, vous fournissez les informations personnelles suivantes : nom, prénom, adresse e-mail, titre, pays, code postal et langue. Nous compilons des informations personnalisées sur les produits à partir de vos informations, telles que votre liste de souhaits, vos achats et commandes précédents, ainsi que sur les cookies utilisés par notre site Web. Vos coordonnées sont conservées dans notre système client pour vous informer de nos actions, promotions, avantages et événements. De plus, nous communiquons certaines de nos actions de marketing par le biais de notre propre site Web, de sites Web de tiers et de différentes plateformes de médias sociaux telles que Facebook et Instagram. Nous pouvons créer des groupes cibles à partir d'adresses e-mail, de numéros de téléphone portable ou de visiteurs de notre site Web, et les approcher avec des annonces personnalisées via ces canaux. Nous envoyons ces communications si vous nous en avez donné l'autorisation. Vous recevrez également certaines informations si vous avez déjà une relation client avec ESSENTIEL Antwerp, si nous constatons que vous êtes intéressé par nos services ou produits ou que vous en bénéficiez. Ce faisant, nous nous basons sur l'intérêt légitime d'ESSENTIEL Antwerp.

2.6. Événements

Si vous participez à un événement ESSENTIEL Antwerp, nous enregistrons généralement vos nom, prénom et adresse e-mail. Pendant la plupart des événements, il y a également un photographe afin de capturer l'atmosphère et prendre des photos de toutes les personnes présentes, que nous pouvons ensuite afficher sur nos médias sociaux. Lors de certains événements, vous pouvez également poser pour le photomaton et enregistrer votre adresse e-mail pour recevoir vos photos dans votre boîte mail. Vos coordonnées seront traitées de manière à ce que nous puissions vous inscrire à l'événement et vous envoyer les informations nécessaires. Des photos peuvent être publiées sur nos canaux de médias sociaux pour mettre l'événement en valeur. Votre inscription à l'événement est basée sur votre permission. Pour l'envoi ultérieur des photos du photomaton, votre autorisation préalable est également requise. La publication de photos sur les médias sociaux est basée sur l'intérêt légitime d'ESSENTIEL Antwerp pour la visibilité en ligne. Vous pouvez toujours retirer votre autorisation conformément au point 5 de cette Déclaration de Confidentialité ou demander de retirer votre photo en envoyant un lien ou une référence de la photo à service@essentiel-antwerp.com.

2.7. Autres relations

Les coordonnées de nos fournisseurs ou partenaires (grossistes) actuels ou futurs sont collectées dans nos systèmes. ESSENTIEL Antwerp traite ces données afin de conclure et d'exécuter nos accords, et de gérer nos relations ou notre coopération. Ce traitement est donc nécessaire à la conclusion et à l'exécution de nos contrats et relations commerciales.

2.8. Collecte automatique de données personnelles

Chaque fois que vous visitez notre site Web, nous recueillons des renseignements au moyen de cookies et d'autres technologies pour assurer le fonctionnement optimal de notre site Web. Par exemple, nous traitons votre comportement de navigation de manière anonyme, y compris via Google Analytics et Hotjar, afin d'améliorer la qualité technique et le contenu du site Web. Pour plus d'informations à ce sujet, vous pouvez également consulter notre Politique de Cookies (lien). Notre site Web utilise les pixels Facebook et Google, pour nos propres publicités et pour des publicités par l’intermédiaire d’un tiers. Elles sont principalement utilisées pour placer des publicités ciblées sur le site Web de tiers et pour mesurer les performances de nos campagnes. Vous pouvez lire comment supprimer les cookies dans notre Politique de Cookies.

3. Durée de conservation des données à caractère personnel

Toutes les données personnelles sont stockées dans nos systèmes d'information pour une durée n'excédant pas celle nécessaire à la fourniture du service ou aux fins décrites ci-dessus. Les données personnelles que nous collectons sur la base de votre consentement, à savoir vos coordonnées, certaines données de compte ainsi que des photos, seront également conservées aussi longtemps que votre consentement reste valable. Les informations que vous nous communiquez via le formulaire de contact ou dans le cadre de questions ou de réclamations seront conservées aussi longtemps qu'il sera nécessaire pour pouvoir répondre et traiter entièrement le formulaire ou le contenu de votre e-mail. Par la suite, nous conservons ces dossiers dans nos archives pendant deux ans afin de consulter les questions ou les réclamations connexes dans le but d'optimiser nos services. Nous conservons les informations des clients et des fournisseurs sur vos achats aussi longtemps qu'il est raisonnablement nécessaire pour exécuter nos contrats, pour nous conformer à nos obligations légales (comme les obligations comptables et fiscales) et pour résoudre les différends ou faire respecter les accords. Par conséquent, ces renseignements personnels sont conservés pendant toute la durée de notre relation contractuelle et pendant 10 ans par la suite. Dans tous les cas, les données à caractère personnel peuvent être conservées pendant une période plus longue s'il existe une raison légale ou réglementaire de le faire, ou pendant une période plus courte si la personne concernée s'oppose au traitement de ses données à caractère personnel et s'il n'existe plus de raison légitime de les conserver.

4. Transfert et portabilité des données

ESSENTIEL Antwerp ne partage pas vos données personnelles avec des tiers, excepté:

  • Avec vos successeurs légaux et autres sociétés affiliées, aux mêmes fins que celles spécifiées dans la présente Déclaration de Confidentialité.
  • Avec des sous-traitants et des tiers pour l’exécution d’un contrat que nous avons avec eux ou que nous avons avec vous.
  • Avec des tiers fournisseurs de services qui fournissent des services en notre nom pour nous aider dans nos activités commerciales. Ces prestataires de services sont limités au traitement de vos données personnelles conformément à nos instructions pour l'exercice de leurs fonctions. Par exemple, ESSENTIEL Antwerp coopère avec des sous-traitants pour les activités suivantes :
      • Gestion et hébergement de notre site Web
      • Traitement du paiement dans la boutique en ligne
      • Gestion de la base de données clients (CRM)
      • Gestion de la base de données fournisseurs et partenaires
      • Livraison des commandes
      • Certaines actions de marketing
      • Organisation d’événements
  • Si requis par les lois et règlements applicables.
  • Avec les organismes ou les autorités gouvernementales.
  • Avec d’autres tiers avec votre permission.

Nous limitons le transfert de vos données personnelles à des pays en dehors de l'Espace économique européen (Union européenne + Islande, Norvège et Liechtenstein). Si nous transférons vos données personnelles à des tiers dans des pays tiers, tels que des fournisseurs de logiciels et des services de cloud ou de mailing, ESSENTIEL Antwerp prendra les mesures nécessaires pour s'assurer que vos données personnelles ne sont traitées que conformément à la réglementation et à cette Déclaration de Confidentialité. Ces règles de protection des données peuvent inclure des règles d'entreprise contraignantes, des clauses contractuelles ou des mécanismes de certification approuvés.

5. Quels sont vos droits en ce qui concerne vos données à caractère personnel ?

ESSENTIEL Antwerp utilise vos données personnelles à des fins spécifiques et ne collecte que les données à caractère personnel nécessaires à la réalisation de ces finalités. Nous voulons être aussi transparents et clairs que possible sur les activités pour lesquelles nous collectons et utilisons vos données personnelles. Conformément au RGPD, nous énumérons ci-après vos différents droits en ce qui concerne vos données personnelles.

Droit d’être informé

ESSENTIEL Antwerp s'efforce d'être transparent en fournissant les informations nécessaires sur le traitement de vos données personnelles, via cette Déclaration de Confidentialité ou via des notifications spécifiques lors de leur collecte.

Droit d’accès

Vous avez le droit à tout moment et ce sans frais d'accéder à vos données à caractère personnel et de demander une copie des données personnelles que ESSENTIEL Antwerp détient à votre sujet.

Droit de rectification

Si les données à caractère personnel que ESSENTIEL Antwerp stocke à votre sujet sont incorrectes ou incomplètes, vous avez le droit de nous demander de les corriger ou de les compléter. Vous êtes responsable de l'exactitude des données lorsque vous les fournissez vous-même. Cela vous permet de mettre à jour les détails de votre compte personnel en ligne à tout moment.

Droit d’effacement

Dans certains cas, vous avez le droit de demander la suppression de vos données à caractère personnel. Nous effacerons vos données personnelles sans retard injustifié si nous n'avons aucune raison légale ou légitime de continuer leur traitement.

Droit à la limitation du traitement

Dans certains cas, vous avez le droit de demander de limiter le traitement de vos données personnelles. Cela signifie que nous pouvons stocker les données, mais que nous ne pouvons plus les traiter.

Droit à la portabilité des données

Ce droit ne s'applique qu'aux données à caractère personnel que vous nous avez fournies sur la base d'un consentement ou dans le cadre de l'exécution d'un contrat. ESSENTIEL Antwerp vous transmettra vos données personnelles dans un format structuré et accessible et/ou directement à une autre institution ou personne de votre choix.

Droit d’opposition

Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel si le traitement a lieu sur la base de l'intérêt légitime d'ESSENTIEL Antwerp ou sur la base de l'intérêt général. Nous arrêterons le traitement, à moins que nous ne puissions prouver qu'il existe des motifs légitimes impérieux pour le traitement ou pour l'exercice de droits légaux. Vous pouvez également vous opposer dans le cas du marketing direct, de sorte que les données personnelles ne seront plus traitées à ces fins.

Droit de retirer votre consentement

Pour le traitement de vos données à caractère personnel collectées par ESSENTIEL Antwerp avec votre consentement, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Par exemple, vous pouvez vous désabonner des newsletters, de nos communications marketing ou de nos événements. Vous pouvez également remplir le formulaire de contact en ligne avec la demande de retrait d'une certaine autorisation ou envoyer un courriel à service@essentiel-antwerp.com. Veuillez toutefois noter qu'un certain temps est nécessaire pour traiter votre demande et qu'entre-temps, il est possible que vous receviez toujours la communication. Gardez également à l'esprit que le retrait de votre consentement n'affecte pas le traitement effectué par ESSENTIEL Antwerp lorsque votre consentement n'avait pas encore été retiré.

Comment pouvez-vous exercer ces droits ?

Vous pouvez exercer ces droits en envoyant un e-mail à service@essentiel-antwerp.com. ou par courrier à l'adresse suivante : Customer Service, Rue d'Arenberg 21, 2000 Anvers. Pour vous assurer que la demande émane de vous, vous ne pouvez envoyer une demande par courrier électronique qu’à partir de l'adresse électronique que nous connaissons ou qui est enregistrée auprès de nous, et par lettre à condition que vous joigniez une preuve d'identité. Si vous estimez qu'ESSENTIEL Antwerp ne traite pas vos données à caractère personnel légalement et conformément aux dispositions légales, vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle (Autorité belge de Protection des Données https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/).

6.Sécurité et confidentialité

ESSENTIEL Antwerp a pris des mesures de sécurité techniques et organisationnelles pour empêcher la destruction, la perte, la falsification, l'altération, l'accès non autorisé ou la divulgation de données personnelles à des tiers et tout autre traitement non autorisé de ces données. ESSENTIEL Antwerp ne peut en aucun cas être tenu responsable de tout dommage direct ou indirect résultant de l'utilisation erronée ou illégale de données à caractère personnel par un tiers. ESSENTIEL Antwerp souhaite vous informer que notre site Web peut contenir des liens, des hyperliens ou des références à d'autres sites, qu'ESSENTIEL Antwerp ne contrôle pas et auxquels notre Déclaration de Confidentialité et notre Politique de Cookies ne s'appliquent pas. Ces sites ne sont pas gérés par ESSENTIEL Antwerp. ESSENTIEL Antwerp n'est pas responsable du contenu de ces sites auxquels il est fait référence, ni des offres, produits ou services qui y sont mentionnés. Nous vous recommandons donc de lire attentivement chaque Déclaration de Confidentialité de chaque site que vous visitez, car elle peut différer de notre Déclarations de Confidentialité et de notre Politique de Cookies.

7. Droit applicable et juridiction compétente

La présente Déclaration de Confidentialité est régie, interprétée et mise en œuvre conformément au droit belge, qui s'applique exclusivement en cas de litige. Les tribunaux néerlandophones de Bruxelles ont compétence exclusive pour statuer sur tout litige pouvant découler de l'interprétation ou de l'application de la présente Déclaration de Confidentialité.

8. Mises à jour

ESSENTIEL Antwerp se réserve le droit de modifier cette Déclaration de Confidentialité à tout moment à l'avenir. Ces modifications seront publiées ici. Nous vous recommandons donc de consulter régulièrement cette page pour les mises à jour.